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Le regole per una videochiamata perfetta

C’è chi mette le dita nel naso pensando di non essere visto, chi subisce incursioni nudiste di figli o mariti, chi ha problemi con lo sfondo animato. Le video chiamate, che siano di lavoro o di piacere riempiono le lunghe giornate di quarantena, ma possono anche far fare grandi figuracce.

Zoom, Skype, Houseparty, scegliete il mezzo che preferite, ma non fatevi trovare impreparati. Online girano ormai tantissime meme ridicole su esperienze non proprio positive di video call.

Bisogna iniziare ad abituarsi a questo strumento perché, grazie al periodo di lavoro agile dovuto alla crisi sanitaria, ci si sta sempre più rendendo conto che la call conference è un metodo molto utile per effettuare delle riunioni più frequenti. Meno spostamenti, per lavoro, significano anche un maggiore rispetto dell’ambiente. Ma non è solo questo. Quante volte capita di avere un collega in un’altra città, con cui magari si hanno contatti telefonici quotidiani, ma non si è mai vista la sua faccia? Ci si sta rendendo conto che vedere i volti degli altri quando comunichiamo è in realtà abbastanza bello.

Ovviamente, ogni riunione non può diventare una videochiamata. È molto più difficile avere un dibattito sul video che di persona, soprattutto quando sono coinvolte più di due persone, poiché è più difficile raccogliere quei segnali sociali di chi vuole interagire o ha qualcosa da aggiungere. Le cose diventano rapidamente ingestibili quando le persone iniziano a parlare l’una sull’altra, soprattutto se c’è qualche ritardo nella connessione.

Quindi se non volete essere i protagonisti della prossima meme virale, è il momento di stilare una guida della video chiamata perfetta.

Victoria Turk, editor di Wired e autrice di “Kill reply all”, una guida alla cosiddetta netiquette, l’etichetta della rete, ha spiegato in un articolo che: «come per tutti gli strumenti digitali, una videoconferenza di successo richiede un certo livello di disciplina, etichetta e buona volontà da parte di tutti i soggetti coinvolti». Quindi bisogna prepararla bene, se non volete che diventi imbarazzante.

Siate ben educati

La buona educazione vuole che: sia chi invita, sia chi viene invitato ad una call, dovrà essere vestito in maniera appropriata, dovrà assicurarsi di avere microfono e videocamera funzionanti e le cuffie collegate, ma anche chi la convoca, dovrà dare ai partecipanti un po’ di preavviso e non coglierli di sorpresa.

La prima cosa da fare è chiedere un appuntamento. La domanda giusta è: “quando sei disponibile per una videochiamata?”, oppure convocarla ad un orario preciso.

Nell’invito, è necessario specificare quale strumento di videoconferenza si utilizzerà e fornire un collegamento e le eventuali password. Inoltre, come bravi padroni di casa è bene dare molta attenzione alle persone, diffondendo prima un programma approssimativo della riunione in modo che tutti siano consapevoli di ciò che devono preparare. Un po’ di sforzo nella preparazione farà risparmiare molto tempo. Se si hanno davvero problemi a connettersi, bisogna inviare un’email all’organizzatore della chiamata individualmente.

Il Set-up

Nella buona educazione rientra anche la preparazione: oltre ai vestiti appropriati, che indosserete sicuramente sopra i pantaloni del pigiama (in questo caso ricordatevi di non alzarvi perché verreste scoperti), prima di accendere la webcam bisogna fare un po’ di set-up, ovvero tutta la sistemazione della zona della casa che farà da sfondo alla vostra faccia.

Un ambiente essenziale è la scelta migliore. Evitare scale, corridoi, o ambienti in cui familiari e coinquilini possano transitare, è importante. L’interlocutore si distrae e potreste incorrere in brutte figure. Tutti hanno la curiosità di scoprire “le case degli altri”, una libreria rivela molto su chi ci sta parlando, che libri legge, se legge, che oggetti colleziona. Molto bello per entrare in empatia, ma distrae dalla riunione. Meglio uno sfondo neutro. Allo sfondo creativo, invece, è il caso di dedicare un paragrafo.

Ora che avete trovato una stanza adatta, chiudete la porta a chiave. Tutti ricordano il video, ormai iconico, dell’economista Robert Kelly che viene interrotto dai due figli piccoli mentre è in diretta televisiva con BBC.

Lo sfondo creativo

Zoom, offre la possibilità di impostare uno sfondo virtuale caricando una foto dal proprio computer. Mentre Skype da la possibilità di avere lo schermo sfocato, per lasciare nitida solo l’immagine di chi parla. Alla California College of the Arts di San Francisco, adoperano il tema spazio e galassie. Ma l’effetto è sempre un po’ vertiginoso. I più secchioni adoperano le foto del proprio staff di lavoro in riunione, ma può risultare un po’ antipatico. Meglio piante e fiori o un bel quadro se volete risultare creativi.

Illuminazione

Se non siete Barbara D’Urso, con le luci da studio televisivo sparate verso il volto, o Batman nell’oscurità della Batcaverna, bisogna cercare una via di mezzo. Avere una luce forte alle spalle vi donerà un’aurea santa, ma non siete in chiesa. Posizionarvi sotto una fonte luminosa metterà in evidenza le ombre sotto gli occhi e sotto il naso. Il risultato sono occhiaie e baffetti.

Perfetto sarebbe avere una luce affianco o difronte a circa 60 centimetri di distanza. Saremo ben illuminati e la luce non si rifletterà sullo schermo del computer. Oltretutto è l’illuminazione consigliata per le postazioni di lavoro.

Durante la riunione

Attenersi all’ordine del giorno, parlare a turno, non sentire il bisogno di parlare se non si ha davvero qualcosa da dire, spegnere il microfono se non è il proprio turno di parlare, prenotarsi via chat. Sono solo alcune regole che renderanno la riunione più fruibile.

Inoltre evitate di chattare o usare altri social, si nota benissimo. Maleducazione è anche spegnere la fotocamera: se tutti gli altri usano il video, l’etichetta ti impone che devi farlo anche tu. La scusa che la linea è caduta non è più credibile. «Man mano che la tecnologia migliora -ha spiegato Victoria Turk- le scuse sulle connessioni scadenti sembrano sempre più fragili e i reclami sulle difficoltà tecniche servono solo a farti sembrare piuttosto inetto: è il 2020, impara a utilizzare il tuo computer».

Una volta terminata la riunione la buona educazione impone di salutare e lasciare la call. Ora siete dei perfetti smart worker.

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